El primer i més important és considerar l’objectiu de la convocatòria, voler discutir un assumpte no és raó suficient, cal centrar la discussió en quelcom concret (què volem aconseguir?, què desitgem que els altres facin?, necessitem donar/rebre algun tipus informació prèvia?, quina?). Arribats a aquest punt cal distingir be entre l’objectiu i el tema de la reunió, el tema podria girar al voltant d’un nou producte o servei i l’objectiu seria l’intercanvi d’idees per crear un pla comercial de llançament del mateix.

Una reunió pot ser la millor solució si necessitem la interacció d’opinions per crear una idea o projecte; si ens cal una sessió creativa per desenvolupar un concepte; si la dinàmica de grup es fonamental per l’assoliment de determinats objectius; si ens cal un consens i no tenim temps per posar en circulació comunicats i esperar respostes; si el tema que volem tractar es complex i demana interacció i explicació. En tots aquests casos, una reunió pot ser la millor alternativa.

Haurem de decidir la tipologia de reunió que volem (taula rodona, exposició d’idees, merament informativa); a qui convoquem (als que tinguin quelcom concret a dir, als que vulguem escoltar); quan l’hem de fer (amb prou temps per a que tothom tingui temps de preparar-la, millor al matí que al vespre, quan puguin venir tots); la durada l’ha de marcar l’assoliment dels objectius (realistes) previstos per a la reunió. Per això és important que garantim que tothom te la informació i temps necessaris per als treballs previs, explicant clarament el tema i l’objectiu de la reunió, el programa de la mateixa, el que esperem dels assistents (idees, documentació, dades, comparatives, informes…), i, és clar, el lloc, la data i l’horari previstos. No oblidem confirmar l’assistència de tothom.

Per a fomentar la participació es important començar la reunió sense idees preconcebudes, agrair les aportacions i admeten els reptes que els plategin, demanar contrast d’opinions als membres del grup i mirant d’aprofitar totes les oportunitats per desenvolupar el tema central de la reunió. Cal defugir els intents de domini de la discussió, la personalització i, sobretot, no interrompre cap intervenció.