Els gerents i els projectes
Els gerents i els projectes són un binomi clau en el funcionament de les organitzacions. Sovint els gerents continuen fent bona part de la feina de disseny, producció, vendes,… O qualsevol altre que faci la gent del seu equip, es a dir, continuen operant i igualment gerenciant. Un gerent pot estar segur que està fent de gerent si la major part del seu temps el dedica a assumptes com els següents:
- Què s’ha d’aconseguir o produir
- Quin treball cal fer per assolir els resultats
- Com es farà aquest treball
- Quan ha d’estar realitzat el treball
- Qui farà la feina
- Quins recursos caldrà per realitzar la feina
- Com motivar a l’equip per a que facin la feina
- Nivell de qualitat desitjat de la feina
- Nivell de qualitat assolit de la feina
- Quines mesures s’han de prendre si les tasques no s’ajusten a la planificació
- Dirigir projectes. Moltes vegades els projectes fracassen precisament perquè ningú els dirigeix, ningú sembla interessant, no disposa d’estructura i recursos suficients, no es fa seguiment, no hi ha comunicació, o s’aparta dels objectius originals.
Quines característiques tenen els projectes?
- Els projectes son complexes i estan constituïts per diferents activitats.
- Els projectes son singulars, hi ha un conjunt d’esdeveniments que només es donen un cop.
- Els projectes son finits, tenen una data d’inici i una de finalització.
- Els projectes disposen d’un conjunt limitat de recursos.
- En els projectes intervenen diferents persones, sovint de diferents àrees funcionals.
- Els projectes estan orientats a objectius.
- Els projectes han de donar com a resultat un producte o servei finals.
La direcció de projectes és una de les tasques principals dels gerents, però, què vol dir exactament dirigir un projecte, quines tasques incorpora?
- Planificació, establiment d’objectius clars i precisos, així com de les activitats per assolir-los
- Organització, de persones y recursos per a poder realitzar el treball definit al pla. També inclou la creació de la estructura necessària per a la seva execució
- Control, de l’evolució del projecte. Definició i creació d’una estructura específica d’informes en punts clau al llarg de la vida del projecte
- Canvi, introducció de modificacions i millores en el desenvolupament del projecte, aprofitament d’oportunitats.
El cicle de vida d’un projecte es pot organitzar en cinc fases i vint i cinc passos diferents:
1 El panorama del projecte és un document resum que serveix com:
- Instrument d’informació general del projecte
- Definició de la meta i de la direcció del projecte
- Enunciat de problemes i oportunitats als que farà front el projecte
És la base de referència per a futures preguntes/conflictes, ens servirà per a captar els recursos i equip necessaris i com a punt de control per avaluar els objectius establerts. Un exemple sintètic de panorama pot ser el següent:
2 La següent fase és la definició de la estructura que desglossa els treballs a realitzar, cinc son els passos a seguir:
- Dividir el projecte en els seus objectius principals
- Fragmentar cada objectiu en les activitats necessàries per assolir-lo
- Subdividir les activitats complexes
- Repassar el pas 3 fins definir totes les sub-activitats
- Les sub-activitats de més baix nivell constitueixen la base dels paquets de treball a assignar per a la realització del projecte
En aquesta fase ens cal també estimar el temps (millor fer tres estimacions de temps, l’optimista, la pessimista i la més probable i fer la mitjana) i els costos (persones, materials, costos directes – viatge, comunicacions, serveis,…- costos indirectes – despeses generals imputades-). La estructura d’activitats del projecte ens permet distingir les activitats que es poden fer simultàniament de les que cal fer seqüencialment. Per construir la xarxa d’activitats hem de determinar quines són les que es necessari completar abans de d’iniciar-se una altre: les predecessores immediates.
La xarxa del pla de projecte és l’eina principal del gerent per planificar, executar i controlar tota la vida del projecte.
- Planejament: la xarxa ens mostra les interdependències de totes les activitats. A vista d’ocell ens permet programar terminis i assignar recursos i persones
- Execució: la xarxa es pot anar actualitzant; ens dona flexibilitat per anar re-assignant recursos
-
Control: permet veure d’un cop d’ull les desviacions
- Vigilància de les activitats crítiques
- Control dels temps d’inici i de fi
- Control de fites clau
- Control de pròrrogues tolerables
- Activitats que es poden permetre desviar recursos a altres si fos necessari
Arribats a aquest punt, ja podem redactar la proposta de projecte, el propòsit de la proposta és:
- Fer una exposició de la necessitat que s’està atenent, l’enfoc general que hem adoptat i els beneficis que se’n deriven
- Una descripció completa de les activitats del projecte, la seva trajectòria i requeriments
- Una eina dinàmica per al gerent i l’equip del projecte per prendre decisions en el desenvolupament del mateix
- Un document de referencia per al control gerencial
- Una eina per a formar i entrenar als membres nous de l’equip
- Un document informatiu per altres persones de la organització que necessiten conèixer els detalls del projecte
3 A la fase d’organització el primer que hem de tenir en compte son les característiques del gerent del projecte, ens cal una gerència que disposi de:
- Antecedents i experiència: una bona combinació d’experiència conceptual, analítica, operativa i pràctica
- Lideratge i habilitat estratègica: el gerent és un líder que ajuda a dissenyar, coordinar, controlar i executar el pla segons els objectius establerts. Ha de visualitzar la imatge global i les fases del pla mantenint la orientació a resultats
- Habilitats tècniques: cap gerent de projecte te totes les habilitats tècniques que un projecte requereix, però ha de conèixer:
- La tecnologia implicada i les tendències i evolucions de la mateixa
- Els mercats, clients, les aplicacions del producte, requeriments específics
- Tendències i evolucions tecnològiques, persones de la comunitat tècnica
- Competència interpersonal: motivador, escolta activa, preveure i resoldre conflictes, comunicar decisions difícils i ser sensible a les necessitats dels altres..
- Capacitat gerencial: dirigir emprenedors, gestionar recursos eficientment, moure’s per la organització en totes direccions, concedir reconeixement als altres..
I un equip de projecte, idealment, amb les següents característiques:
- Compromís amb la meta del projecte i amb assolir-lo
- Capacitat per comunicar i compartir responsabilitats i poder
- Flexibilitat: ser capaç de canviar d’una activitat a una altre
- Competència tècnica
- Disposició per admetre errors, prejudicis i ser corregit
- Orientació a tasques comprenent les restriccions de recursos
- Capacitat per confiar en els altres i treballar en equip
- Capacitat per treballar sense sistemes d’estructura formal i autoritat
- Tenir experiència i coneixement d’eines de direcció de projecte
No existeix una manera òptima d’organitzar un projecte, depèn de:
- La natura del mateix
- Els recursos necessaris
- Qui haurà de comunicar-se amb qui i amb quina freqüència
- Si és independent, intern o està plantejat per fora de la organització
- …
Sovint s’organitza una “oficina de projecte” dirigida pel gerent i on l’equip de projecte és una combinació de l’equip assignat al projecte i el personal funcional de la organització. Actua com a focus de interaccions amb els clients interns i externs del projecte.
En la fase anterior vam desglossar i descomposar el projecte en tasques específiques, paquets de treball. Un paquet de treball es una activitat continua, té unes tasques inicials i finals descrites clarament, es pot mesurar i percebre la seva finalització.
El gerent de projecte té diferents alternatives, i pot anar equilibrant els paquets al llarg del desenvolupament del projecte. En el següent dibuix, el gerent de projecte ha intentat equilibrar la carga de treball al llarg de 32 setmanes, no es veuen acumulacions de “3 pisos” en el període.
4 La quarta fase del projecte es centra en el control del mateix, controlar amb eficàcia un projecte implica:
- Un lideratge de projecte
- Tenir iniciativa
- Començar amb el final dins la ment
- Posar primer el primer
- Pensar en guanyar/guanyar
- Primer comprendre, després ser comprès
- Cercar sinèrgies ( el tot es més que la suma de les parts)
- Cercar equilibri i autorenovació
- Seguidors del projecte
- Motivar i relacionar-se eficaçment amb altres i amb la organització
Els controls estan dissenyats per dirigir l’atenció cap als 3 components principals d’un projecte: nivells d’evolució de la feina, costos, programació del temps. Utilitzarem els controls per:
- Fer un seguiment, el gerent del projecte ha de tenir establert un sistema d’informes periòdics que identifiqui l’estat de cada activitat
- Detectar desviacions, el gerent de projecte ha de tenir establert un sistema d’informes per a les excepcions i les desviacions que de forma gràfica i concisa li permeti prendre decisions
- Adoptar mesures correctives: Quan apareixen desviacions significatives cal determinar si es requereix dur a terme accions correctives, cal estudiar les diferents alternatives possibles.. Què passa si..?
Es tracta d’oferir una imatge senzilla i instantània de l’estat del projecte ( en el moment actual) o de qualsevol de les activitats. El millor és el més simple, un únic format per informar de les desviacions:
- Desviacions de pressupost
- De recursos humans
- De temps
- De materials o equips….
Un format senzill redueix preguntes, permet fer comparacions i acumulats al llarg del projecte i determinar les tendències probables. No cal dir que ens podem trobar amb desviacions positives i desviacions negatives.
5 La cinquena i darrera fase és la conclusió del projecte, una seqüència racional per concloure un projecte es:
- Donar terme formal a les relacions contractuals amb proveïdors, fabricants, clients i altres parts pressupostades i que esperen la cancel·lació dels seus serveis ja anticipada i acordada
- Cancel·lar formalment les assignacions dels membres del projecte
- Obtenir del client l’acceptació del treball i de les entregues
- Assegurar que totes les entregues han estat realitzades d’acord al temps, pressupost i especificacions
- Assegurar que la documentació del projecte està disponible per facilitar interaccions o canvis que puguin ser necessaris en el futur
- Emetre i obtenir la darrera signatura del informe final d’estat del projecte, que indiqui que les entregues s’han realitzat satisfactòriament
- Donar per finalització a les relacions internes i externes
Sovint el treball dels gerents està condicionat per exigències (algú els imposa el que han de fer), restriccions (que limiten el que poden fer) i alternatives (que indiquen el grau de llibertat per actuar); millorar l’eficàcia i eficiència dels gerents passa per no permetre que les operacions obstaculitzin la seva tasca de gerència.